Si vos questions concernent les sections ci-dessous, merci de vous référer à notre guide utilisateurr, qui se compose des parties suivantes :
- Présentation de DomiFa
- L’inscription en ligne
- La création de comptes utilisateurs
- La création de documents personnalisés
- L’import des données domiciliés
- Les données des structures
- L’activation des SMS
- L’activation du portail domicilié
- Les statistiques et le rapport d’activité
- La création d’une demande de domiciliation
- La liste des domiciliés
Si vous ne trouvez pas de réponse dans notre guide, merci de consulter les sections ci-dessous ou bien contactez-nous via notre formulaire de contact.
La domiciliation
Qui puis-je contacter, en cas de questions métiers sur la domiciliation?
Pour comprendre ce qu'est la domiciliation, comment la demander et à qui elle s'adresse, nous vous invitons à consulter cette page du Ministère des Solidarités, de l'Autonomie et des Personnes handicapées.
De même une Foire aux questions sur la domiciliation des personnes sans domicile stable rédigée par la Direction Générale de la Cohésion Sociale est disponible.
En cas de questions complémentaires vous pouvez vous rapprocher de votre Direction Départementale de l’Emploi, du Travail et des Solidarités (DDETS) ou de votre Directions régionales de l'économie, de l'emploi, du travail et des solidarités
Le projet DomiFa
Quand et par qui le projet a-t-il été créé ?
DomiFa est un service de l’État développé au sein de la Fabrique des Ministères Sociaux dans le cadre du programme Startups d’État. Une Startup d’État est un service public sans personnalité juridique propre, constituée d’une petite équipe totalement autonome.
Elle est financée par une administration porteuse qui lui garantit un espace de liberté pour innover. Elle naît de l’identification d’un problème rencontré par les citoyens comme par les agents publics, qu’elle se donne pour objectif de résoudre grâce à un service numérique.
Cette Startup d'État a été lancée en janvier 2019 et elle est sponsorisée par la Direction Générale de la Cohésion Sociale (DGCS).
Quelle est la finalité du service DomiFa ?
DomiFa est un outil qui permet de faciliter le suivi et la gestion des domiciliations.
Qui peut utiliser DomiFa ?
DomiFa s’adresse aux CCAS, CIAS, communes et tout autre organisme agréé (associations, hôpitaux…).
La sécurité des données
DomiFa est-il en conformité avec le RGPD ?
DomiFa est en conformité vis-à-vis de la législation en matière de protection des données à caractère personnel, et notamment le RGPD, la Loi Informatique et Libertés, ainsi que les recommandations de la CNIL. DomiFa a respecté ce cadre juridique dès la conception de la plateforme, en respectant par exemple les principes de minimisation des données et de licéité du traitement.
La plateforme répond aujourd'hui à toutes les obligations du RGPD et continuera de s'y astreindre strictement dans ses futurs développements, comme expliqué dans notre politique de confidentialité disponible en accès libre sur notre plateforme.
Ci-dessous la liste des éléments mis en place dans le cadre de cette conformité :
- Mise en place d'un registre de traitements ;
- Rédaction d'une politique de confidentialité, de mentions légales et de conditions générales d'utilisation de la plateforme ;
- Identification, analyse et nettoyage des cookies sur la plateforme ;
- Mise en conformité des formulaires de collecte de données sur la plateforme ;
- Réalisation d'une analyse d'impact (EIVP) - en cours de finalisation ;
- Analyse du parcours de vie des données et minimisation de celles-ci ;
- Sécurisation technique des traitements de données ;
- Nomination d'un DPO ;
- Sensibilisation/formation de l'équipe à la protection des données à caractère personnel ;
- Mise en place d'une procédure interne en cas de violation de données personnelles ;
- Points d'étapes fréquents avec notre juriste en protection des données.
Le recueil du consentement des domiciliés est-il nécessaire ?
Le traitement des données étant nécessaire à l’exécution d'une mission d'intérêt public, le recueil du consentement n'est pas obligatoire. Vous disposez des droits suivants détaillés dans notre politique de confidentialité :
- Droit d’information, d’accès et de communication des données
- Droit de rectification des données.
Où sont stockées / hébergées les données ?
Nos données sont hébergées en France via la société OVH et leur accès est sécurisé et cloisonné. Chaque structure ne peut accéder qu'à ses propres données. Il n’est d’ailleurs pas possible pour une structure de savoir si un domicilié est déjà bénéficiaire d’une domiciliation au sein d’une autre structure.
Comment les données sont-elles traitées sur DomiFa ?
Chaque responsable de traitement, structures ou équipe DomiFa, réalise son propre traitement à partir des données. Ainsi, par exemple, les structures traitent les données en vue d'établir des domiciliations, l'équipe DomiFa les utilise pour faciliter le travail des structures, ou pour réaliser des statistiques anonymes. Pour plus de détails, vous pouvez consulter notre politique de confidentialité.
En tant que structure dois-je faire une déclaration à la CNIL ?
Depuis l’arrivée du nouveau règlement RGPD, la déclaration CNIL n’est plus nécessaire. Nous sommes en effet passés d'un régime déclaratif à un régime de responsabilisation des différents acteurs. La structure est elle-même responsable du respect des règles de sécurité imposées par la RGPD et doit pouvoir les démontrer en cas de contrôle de la CNIL (registre des données, DPO...).
En cas d’arrêt d’utilisation de DomiFa, comment supprimer mes données ainsi que mon compte structure ?
Une structure peut à tout moment arrêter d'utiliser DomiFa. Dans son compte administrateur, la structure peut exporter sa base de données si besoin. Elle peut aussi supprimer l'entièreté des dossiers de domiciliation sur la plateforme.
Pour une demande de suppression d’un compte structure, merci de nous envoyer un message à l’adresse contact.domifa[at]fabrique.social.gouv.fr avec les informations suivantes :
- Objet du mail : Suppression de ma structure ;
- Nom de la structure à supprimer ;
- Adresse mail de la personne demandant sa suppression ;
- Motif de la suppression ;
La structure sera alors supprimée dans un délai d’une semaine.
En cas d’incident majeur sur la plateforme, quel est le dispositif mis en place ?
En cas d’incident majeur sur notre plateforme technique une équipe est disponible pour intervenir dans les meilleurs délais.
Cette équipe est composée de 4 profils “OPS” dédiés à l’infrastructure et 3 profils “SRE” dédiés au support des applications.
Ces équipes soit joignables 5 jours sur 7, de 9h à 18h.
| Action | Indisponibilité maximum |
|---|---|
| Mise à jour | 30 minutes |
| Maintenance trimestrielle | 1 heure |
| Désastre majeur | 48 heures |
Nous garantissons un taux de disponibilité des applications de 95%.
Plusieurs mesures de prévention sont mises en place pour garantir la continuité de service.
- Sauvegardes quotidiennes des données ;
- Versionning du code et de la configuration des applications.
En amont, l’équipe SRE de la fabrique audite et intervient en continu sur les produits pour assurer fiabiliité, résilience et sécurité des données.
Les fonctionnalités
L’inscription
Doit-on signer une convention avec DomiFa ?
L’utilisation de DomiFa n’est pas soumise à la signature d’une convention. L'inscription se fait directement sur notre plateforme en acceptant les conditions générales d’utilisation. Elle est ensuite validée par un membre de notre équipe.
La plateforme DomiFa est-elle payante ?
DomiFa est un dispositif d’Etat entièrement gratuit destiné aux structures domiciliatrices.
Y a-t-il un logiciel à installer préalablement ?
DomiFa est une plateforme Web et ne nécessite pas l’installation d’un logiciel.
Sous quel navigateur faut-il utiliser DomiFa ?
DomiFa est compatible avec les dernières versions de Chrome, Safari, Firefox, Opera et Microsoft Edge.
Comment faire si une structure est composée de plusieurs antennes ?
Il faudra créer autant de comptes structures qu’il y a d’antennes, et veiller à utiliser une adresse mail différente pour chaque structure créée.
La gestion des comptes
Existe t-il un nombre d’utilisateurs maximum ?
Non. La structure est libre de créer autant de comptes utilisateurs que nécessaire.
Une structure peut-elle avoir plusieurs administrateurs ?
Oui.
Peut-on mettre un nom neutre pour l’administrateur ?
Non. Les comptes doivent être individuels et nominatifs.
La connexion
Deux postes peuvent-ils se connecter au même compte structure et l’utiliser en simultané ?
Un compte structure peut inclure plusieurs utilisateurs et ceux-ci peuvent se connecter en même temps. Cependant, il est fortement déconseillé d’utiliser un seul compte utilisateur sur plusieurs postes.
L’import des domiciliés
Est-il possible d’importer mon propre fichier Excel ?
Non. seul le modèle téléchargé sur DomiFa vous permettra d'importer. Pour éviter tout bug, merci de ne pas modifier l'ordre ou le format des colonnes du fichier Excel.
Comment importer des ID personnalisés pour mes domiciliés ?
Il vous est possible de maintenir le système de numérotation personnalisée pour vos anciens domiciliés en complétant la première colonne du fichier excel d’import. Ensuite, lors de la création sur DomiFa de vos nouveaux domiciliés, vous pourrez définir un nouvel identifiant personnalisé dans la fenêtre d’acceptation du dossier.
Les interactions
La remise d’un courrier contre signature est-elle obligatoire ?
Les textes ne prévoient pas que les courriers soient remis aux domiciliés contre signature. C'est une pratique utile pour permettre de s'assurer de l'identité de la personne et de garder un suivi des passages. Elle est à encourager, sans pour autant la rendre obligatoire.
Dois-je maintenir mon registre de signature avec DomiFa ?
Il n'y a pas d'obligation pour une structure de recueillir les signatures des domiciliés lors de la distribution des courriers. Il n'est d'ailleurs pas envisagé de mettre en place la signature électronique sur DomiFa. Le choix appartient à chaque structure de conserver ou non le registre de signature papier existant.